Rektörlüğe Üniversite Birimlerinden gelen evrakların dosyalanmasını yaparak Yazı İşleri Şube Müdürüne iletir. Evraklar havale olduktan sonra dijital ortamda kaydını yapıp Rektörlük kaşesi basıldıktan sonra tarih sayı verilir. Elektronik Belge Yönetimi Sistemi’nden ilgili birime gönderilir.

    Evrakın aslını ise ilgili birime gönderilir. Rektörlüğe Kurum dışından adi posta, APS, iadeli taahhütlü, kargo gibi gönderim usulü ile yada kurumlara ait kuryeler ile gönderilen yazıları teslim almak ve Yazı İşleri Şube Müdürüne ileterek havale İşleminden sonra dijital olarak kayda alıp diğer teslim işlemi gibi ilgili yere iletmek. Genel Sekreterin görmesi , paraflaması gerek evrakları ayırarak Yazı İşleri Şube Müdürü tarafından Genel Sekretere sunulması.

    Rektörlüğe yanlışlıkla gelen yazıların ilgili Üniversite Birimine yada kişiye ulaştırılması için yardımcı olma yada gerekirse ulaştırma işlemlerini yapmak ve kontrol etmektir.